Wie funktioniert und was kostet bargeldloses Zahlen am Kassensystem?
Skandinavische Länder wie Schweden oder Dänemark gelten als Vorreiter. Doch auch in Deutschland gewinnt das bargeldlose Zahlen stetig an Zulauf. Die Gründe dafür liegen vor allem im Komfort, in der Sicherheit und Hygiene. Vor allem der letzte Aspekt ist seit Beginn der Corona-Pandemie quasi ein „Aushängeschild“ für bargeldlose Systeme. Schon 2019 gaben allerdings 54 Prozent der befragten Personen einer Forsa-Umfrage an, lieber ohne Bargeld zu zahlen. Daher spielt diese Bezahloption eine wichtige Rolle dabei, ob sich Kundschaft für oder gegen einen Kauf entscheidet. Wollen Sie auf diesen Umsatz also nicht verzichten, kommen Sie kaum um diese Bezahloption herum. Deshalb informieren wir Sie im Folgenden, wie bargeldloses Zahlen eigentlich funktioniert, worin die Vorteile liegen und wieviel es kostet.
Warum geht das Bargeld zurück?
Die Abschaffung des gesamten Bargeldes ist bisher nur eine radikal formulierte Handlung, die wahrscheinlich so schnell nicht eintritt. Vor allem in Deutschland spielen Scheine und Münzen noch eine große Rolle. Das lässt sich mitunter auf die Angst der Nutzerinnen und Nutzer vor Cyberkriminalität und Datenmissbrauch zurückführen. Die Bevölkerung sorgt sich vor allem darum, dass Kriminelle online Geld abschöpfen oder Spionage mit den Daten betreiben. Einige Konsumenten nutzen außerdem lieber Bargeld, da Sie meinen, so größere Kontrolle über ihre Ausgaben zu behalten.
Nichtsdestotrotz plädieren einige Institutionen dafür, Schritt für Schritt zum bargeldlosen Zahlen überzugehen. Die Argumente dafür sind vielfältig:
- Die Marktanteile von Firmen, die alternative Zahlungsoptionen außerhalb von Bargeld anbieten, steigen.
- Online-Shopping und Co. gewinnt zunehmend an Bedeutung und impliziert auch immer bargeldlose Zahlung.
- Es ist zunehmend einfacher, eine Kreditkarte zu erhalten und zu nutzen. So bieten die Unternehmen oft kostenlose Karten bei besserem Service.
- Auch Banken treiben bargeldloses Zahlen mit an. Denn Transport und Lagerung von Bargeld ist mit enormen Aufwand und hohen Kosten verbunden. Bei den bargeldlosen Optionen sparen Banken in diesem Bereich und verdienen durch die Transaktionen daran mit.
Welche Möglichkeiten gibt es, vor Ort bargeldlos zu bezahlen?
Egal ob am Automaten oder an der Kasse: Es gibt diverse Optionen für Ihre Kundschaft, bargeldlos zu zahlen. Zu den beliebtesten Zahlungsmitteln zählen EC- und Kreditkarten. Doch auch Mobile Pay findet vor allem bei jüngeren Personen immer mehr Nutzerinnen und Nutzer.
Bargeldloses Zahlen mit EC- oder Kreditkarte
Nach der oben genannten Forsa-Umfrage ist die Zahl der ausgegebenen Kreditkarten in den letzten 20 Jahren um 60 Prozent gestiegen. Am häufigsten tauchen Mastercard und Visa auf. Grundsätzlich gelten Kreditkarten als sehr sicher und gewinnen daher zunehmend an Beliebtheit. Dennoch nutzen viele Konsumenten auch noch die EC-Karte als Zahlungsmittel.
Um die Kartenzahlung anzubieten, brauchen Sie ein Kartenterminal, einen Stromanschluss und eine stabile Verbindung zum Internet. Bei der bargeldlosen Zahlung an einem Verkaufs- oder Kaffeeautomaten ist dieses System bereits in dem Gerät integriert. Für Kassensysteme gibt es hingegen stationäre oder mobile Kartenterminals. Dabei verbinden Sie das Kassensystem via Bluetooth, WiFi oder SIM-Karte mit dem Kartenlesegerät. Die zahlende Person braucht die Karte dann nur noch auf das Gerät aufzulegen oder einzustecken. In diesem Zuge prüft das System die Gültigkeit der Karte und zieht den Betrag vom Konto ab.
Wie funktioniert kontaktlos Bezahlen mit Karte?
Statt eine EC- oder Kreditkarte einzustecken und die Pin einzugeben, bieten viele Firmen kontaktloses Zahlen per NFC. Dieses Kürzel steht für den englischen Begriff „Near Field Communication“, was sich mit Nahfeldkommunikation übersetzen lässt. Dafür halten Sie die Karte in die Nähe des Gerätes mit maximal vier Zentimeter Abstand. Bei kleineren Einkäufen brauchen Ihre Kundinnen und Kunden danach keine Pin mehr einzugeben. Diese verlangt das Gerät erst ab höheren Zahlungsbeträgen. Insgesamt gilt diese Zahlungsoption als sehr hygienisch, da kein Kontakt mit dem Endgerät stattfindet. Außerdem ist es besonders schnell und vereinfacht daher die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen.
Wie funktioniert bargeldloses Zahlen mit dem Handy?
Im Vergleich zur Karte gehört das Handy als Zahlungsmittel zu den neueren Methoden. Diese Option ist jedoch besonders unkompliziert sowie schnell und daher besonders bei jüngeren Konsumenten besonders beliebt. Denn die nutzenden Personen zahlen dabei einfach mit Ihrem Mobiltelefon oder einer Smartwatch, indem sie diese vor das Terminal halten. Die bekanntesten Anbieter dieser Zahloption sind Apple Pay, Google Pay oder Alipay. In der App des jeweiligen Anbieters hinterlegen die Kundinnen und Kunden ihre Kontodaten. Davon bucht das System dann den zu zahlenden Betrag ab. Ebenso wie bei der kontaktlosen Kartenzahlung funktioniert diese Option über die NFC-Technologie. Doch auch ein QR-Code ist möglich, den Sie an der Kasse generieren lassen. Die zahlende Person scannt diesen Code und bestätigt anschließend die Zahlung.
Elektronisches Lastschriftverfahren (ELV)
Das ELV wenden Betriebe oft nur für kleinere Beträge an. Grundsätzlich handelt es sich um um ein gewöhnliches Lastschriftverfahren. Demnach bucht das System einen bestimmten Betrag vom Konto der zahlenden Person ab, sobald diese ihre Zustimmung gibt. Dies geschieht meist über eine Unterschrift auf dem Kaufbeleg. Im Gegensatz zur Zahlung per EC gibt es hier keine digitale Verbindung. Daher entfällt die Sicherheitskontrolle durch die Bank. Zwar zahlen Sie bei dieser Option keine Provision, doch sie birgt auch mehr Risiken für Ihren Betrieb.
Geräte für bargeldloses Zahlen
Welche Geräte Sie für die bargeldlose Zahlung anbieten, hängt von Ihrem Standort ab. Grundsätzlich gilt, dass die Bezahlsysteme in Snackautomaten oder Kaffeevollautomaten bereits integriert sind. Beim Kassieren jedoch können Sie zwischen stationären Terminals und mobilen Lesegeräten wählen. Hier geht es vor allem darum, ob Sie die bargeldlose Zahlung an einem Point of Sale (fester Verkaufsort) oder von unterwegs anbieten.
Stationäre Zahlungsterminals
Stationäre Zahlungsterminals ermöglichen die bargeldlose Transaktion am Point of Sale (kurz POS). Qualitativ hochwertige Geräte sollten eine hohe Funktionalität und leichte Bedienbarkeit aufweisen. Um das stationäre Terminal zu betreiben, brauchen Sie eine permanente Stromversorgung mit einem Netzkabel. Außerdem ist das Gerät durch ein LAN-Kabel oder per ISDN mit Ihrem Netzwerk verbunden. Grundsätzlich lässt sich das stationäre Zahlungssystem einfach in das bestehende Kassensystem integrieren und beinhaltet oft auch einen integrierten Bondrucker. Dieser ist zum Beispiel wichtig, um die seit 2020 bestehende Bonpflicht zu erfüllen. Vor allem eignet sich das stationäre Terminal für den Einzelhandel mit hoher Kundenfrequenz.
Stationäre und mobile Geräte für bargeldlose Zahlungen
Mobile Lesegeräte
Beim mobilen Lesegerät zahlt Ihre Kundschaft ebenfalls problemlos ohne Bargeld. Der größte Unterschied liegt darin, dass dieses Gerät standortunabhängig ist. Hier ist besonders wichtig, dass das mobile System handlich, funktional und einfach zu bedienen ist. Es gibt außerdem diverse Möglichkeiten, dass mobile Lesegerät per WiFi, Bluetooth, 4G oder LTE zu verbinden. Auch hier gibt es Geräte inklusive Bondrucker. Alternativ können Sie den Zahlungsbeleg hier per QR-Code auf das Smartphone der zahlenden Person übertragen. So sparen Sie Papier und fördern vor allem in der Gastronomie und im Einzelhandel nachhaltiges Handeln. Besonders eignet sich das mobile Lesegerät daher für bargeldlose Bezahlvorgänge im Café oder beim Kunden vor Ort. So profitieren etwa mobile Friseurbetriebe oder Handwerker von diesem Modell.
Trinkgeld bargeldlos annehmen
Egal ob für Servicekräfte im Restaurant oder für die Masseurin im Kosmetikstudio: Grundsätzlich ist freiwilliges und persönliches Trinkgeld steuerfrei, egal ob über Bargeld oder Kreditkarte. Im Hinblick auf die Steuer ergibt sich beim Trinkgeld per Kartenzahlung allerdings ein kleines Problem. Wenn das System Rechnung und Trinkgeld zusammen abbucht, ist es schwierig, dieses im Nachhinein zu trennen. Einige unserer Partner bieten zum Beispiel eine gesonderte Trinkgeldfunktion an. Dort geben die Servicekräfte den Betrag für das Trinkgeld manuell ein.
Vorteile des bargeldlosen Zahlens
Fest steht also: Die Voraussetzungen, um das Bargeld Schritt für Schritt durch bargeldlose Zahlung zu ersetzen, sind gegeben. Grundsätzlich tendieren die Kundinnen und Kunden heutzutage auch zur bargeldlosen Zahlung. Das liegt zum einen daran, dass mittlerweile hohe Sicherheitsstandards dafür herrschen. Zum anderen gewähren viele Apps einen guten Überblick auf die persönlichen Ausgaben – je nach Anbieter sogar in Echtzeit. Aus diesen und vielen weiteren Gründen überwiegen die Vorteile beim bargeldlosen Bezahlen:
- Erhöhte Sicherheit
Bargeldloses Zahlen lässt sich einfacher nachvollziehen und dämmt so die Steuerkriminalität ein. Außerdem senkt es das Risiko vor Diebstahl. Dies spielt vor allem bei Verkaufsautomaten eine große Rolle, die in einem öffentlichen Bereich stehen.
- Weniger Fehleranfällig
Bei der bargeldlosen Zahlung können Sie jeden Vorgang problemlos nachvollziehen. So müssen Sie sich weniger oft mit Fällen rumschlagen, in denen die Kasse nicht stimmt.
- Kundenfreundlich
Mit bargeldloser Zahlung bieten Sie auch denjenigen Konsumenten eine Option, die kein Bargeld bei sich tragen. Deswegen ist es auch eine gute Alternative zum Münzeinwurf für einen Kaffeevollautomaten mit Bezahlsystem.
- Umsatzfördernd
Allgemein fördern Sie mit dieser Bezahlmöglichkeit Ihre Umsätze, denn die Kundinnen und Kunden geben bei bargeldloser Zahlung häufig mehr Geld aus. Das liegt vor allem an Spontankäufen, die bei Käufen ohne Bargeld öfter auftreten. Indem Sie mehrere Bezahloptionen anbieten erreichen Sie außerdem eine größere Zielgruppe.
- Optimierte Betriebsprozesse
Mit bargeldloser Zahlung brauchen Sie auch weniger Wechselgeld und sparen daher Gebühren bei der Bank. Außerdem ist sie schneller und einfacher. Vor allem kontaktlose Systeme sind einfach zu bedienen.
Sicherheit beim bargeldlosen Zahlen
Trotz der genannten Vorteile: Beim Einsatz elektronischer Zahlungssysteme, die bargeldlose Transaktionen anbieten, besteht ein Risiko des Missbrauchs. Dieses besteht zum einen für die Kundschaft, zum Beispiel beim Datenmissbrauch, aber in Form von Betrugsmaschen auch für Unternehmen. Es gibt jedoch einige Tipps und Maßnahmen, wie Sie die Daten Ihre Kundinnen und Kunden sowie Ihren Betrieb schützen können.
So schützen Sie die Kundendaten
Die Datenschutzgrundverordnung (kurz DSGVO) gilt auch beim bargeldlosen Zahlen und schützt die Kontodaten der Kundschaft. Doch zur Absicherung gegen Betrugsmaschen, wie etwa gegen das Auslesen von Zahlungsdaten durch Dritte, braucht es sichere Geräte und Softwares. Wenn Sie als Händler oder Dienstleister mit einer NFC-Technik arbeiten, achten Sie auf zertifizierte Anbieter. Generell gilt die NFC-Technik als sicher, denn:
Wählen Sie im Idealfall bei der bargeldlosen Zahlung einen Anbieter aus, der mit branchenüblichen Sicherheitsstandards wie dem PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) arbeitet. Denn die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen und die Deutsche Bundesbank kontrollieren die dort gestellten Anforderungen. Unter den 12 aufgelisteten Regelungen fällt etwa die verschlüsselte Übertragung sensibler Daten oder auch die regelmäßige Prüfung aller Sicherheitssysteme.
So schützen Sie sich vor Betrug
Beim Schutz vor Betrug geht es nicht nur darum, das eigene Unternehmen vor Geldverlusten zu bewahren. Es ist ebenso wichtig, den Einkauf legitimer Kundschaft trotz der Sicherheitsmaßnahmen nicht zu beeinträchtigen. Zu den zwei möglichen Betrugsformen an einem bargeldlosen Kassengerät im Ladengeschäft zählen:
- PIN der Karte ausspähen
- Unterschrift fälschen
Um diesen Betrugsformen vorzubeugen, können Sie zum einen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dafür sensibilisieren, die Unterschriften genau zu kontrollieren. Diese sollten die Handschrift genau mit der Signatur auf der Karte vergleichen und sich im Zweifelsfall den Personalausweis zeigen lassen.
Auch bei der Platzierung des Kartenterminals gibt es Optionen, das bargeldlose Zahlen abzusichern: Positionieren Sie das System so, dass ein optimaler Sichtschutz besteht und die Kundinnen und Kunden das Gerät auch zu sich drehen können. Sorgen Sie außerdem im Kassenbereich dafür, dass die Kundschaft untereinander auch genügend Abstand hält. Des Weiteren sollte der Kassenbereich niemals unbeaufsichtigt bleiben. Kontrollieren Sie regelmäßig, ob das Kassengerät beschädigt oder manipuliert sein könnte.
Was kostet bargeldloses Zahlen?
Die Kosten für bargeldloses Zahlen hängen stark von der anbietenden Firma ab. Grundsätzlich entsteht aber für Händler und Dienstleister jedes Mal eine geringe Gebühr, wenn die Kundschaft mit Karte zahlt. Diese Gebühr liegt etwa zwischen 0,25 und 0,29 Prozent des Kaufbetrags für EC-Karten– und bei circa 2,75 Prozent für Kreditkartenzahlung. Dieser Anteil wird jedes mal bei der Kartenzahlung vom Bruttobetrag eingezogen, den der Kunde für das jeweilige Produkt zahlt. Im Vergleich zum Umgang mit Bargeld, ist diese Option günstiger. Denn das Bargeld müssen Sie beschaffen, verwahren, sortieren und zählen. Daher fallen pro Barzahlung im Schnitt 24 Cent Kosten für Händler und Dienstleister an.
Um den Überblick über die Kosten zu behalten erhalten Sie bei vielen Anbietern gute Optionen. Wenn Sie zum Beispiel ein TSE-Kassensystem oder einen Verkaufsautomaten mieten, berücksichtigt der monatliche Betrag bereits sämtliche Service- und Transaktionskosten. Eine andere Lösung bietet das „Zentrale Clearing“ einiger Firmen. Dabei überweist das System alle Zahlungen des Tages auf einmal auf Ihr Konto. So fallen insgesamt weniger Bankgebühren an.
Unser Fazit
Egal welche Einstellung zu Bargeld besteht: Das Bezahlen ohne Scheine und Münzen ist mittlerweile gang und gäbe und kaum mehr wegzudenken. Um nicht auf Umsätze zu verzichten, lohnt es sich daher, in ein bargeldloses System zu investieren. So sprechen Sie auch Zielgruppen an, die vermehrt oder fast ausschließlich mit Karte oder Handy zahlen. Nichtsdestotrotz ist bargeldloses Zahlen auch mit Kosten verbunden. Diese gleichen sich jedoch mit den zusätzlichen Umsätzen wieder aus, auf die Sie ohne diese Option verzichten würden.