Druckkosten senken & Nachhaltigkeit erhöhen: 5 Tipps für Unternehmen
Durchschnittlich entfallen drei Prozent des Umsatzes eines Unternehmens auf die Druck- und Kopierkosten. Das sind bei einem Umsatz von 10.000 Euro allein 300 Euro an Druckkosten! Dabei macht die Hardware nur fünf bis 20 Prozent der Druckkosten eines Unternehmens aus. Ein günstiger Drucker ist damit also nicht der effizienteste Weg zur Kostenreduzierung. Im Folgenden finden Sie fünf Maßnahmen, mit welchen Sie die Druckkosten in Ihrem Unternehmen langfristig und spürbar senken und gleichzeitig die Nachhaltigkeit im Büro steigern.
Drucker + Kopierer: Bewusste Kaufentscheidung treffen
Die Preisunterschiede bei Druckern und Kopierern sind enorm, ebenso die laufenden Kosten, die Sie in Ihre Kaufentscheidung mit einrechnen sollten. Denn einen besonders günstigen Anschaffungspreis kompensieren Hersteller oft durch höherpreisige Verbrauchsmaterialien. Insbesondere durch den Nachkauf von Tintenkartuschen und Tonern können enorme Folgekosten entstehen. Günstiger drucken in der Regel die Geräte, die in der Anschaffung teurer sind. Das liegt unter anderem daran, dass diese Geräte effizienter und stromsparender arbeiten, emissionsärmer sind und mehr Funktionen bieten. Sie müssen daher im Vorhinein analysieren, wie hoch das Druck- und Kopiervolumen in Ihrem Unternehmen tatsächlich ist. Je häufiger Sie drucken, je öfter Sie auf eine hohe Druckqualität angewiesen sind (etwa für Geschäftsbriefe oder Werbematerialien) und je mehr Fotos statt reinen Text Sie drucken, desto eher amortisiert sich der Preis für ein hochwertiges Gerät. Vieldrucker sollten besonders genau auf die Kosten für die Farbkartuschen schauen.
Eine Möglichkeit, hohe Anschaffungskosten zu umgehen, sind Miet- oder Leasingverträge. Besonders vorteilhaft dabei: Regelmäßige Wartungen, notwendige Reparaturen und die umweltgerechte Entsorgung der Altgeräte sind oft inklusive.
Zeit für einen neuen Drucker?
Besonders nachhaltig und kostengünstig ist es jedoch, interne Druckvorgänge so weit es geht einzustellen. Wichtig ist, dass Sie hier Ihre Mitarbeiter sensibilisieren. Durch die Digitalisierung von Arbeitsabläufen und vermehrter Kommunikation via E-Mail oder Telefon sparen Sie einiges an Druckkosten.
Stromkosten senken beim Drucken
Ein Kostenfaktor beim Kopieren und Drucken ist der Stromverbrauch. Wer vor dem Kauf eines Druck- und Kopiergerätes steht, sollte daher auf die Energieverbrauchswerte achten. Produkte, die mit dem Umweltzeichen Blauer Engel gekennzeichnet sind, weisen unter anderem einen besonders niedrigen Stromverbrauch auf. Insbesondere wenn Sie im Büro viele einzelne, ältere Geräte wie Kopierer, Drucker und Fax nutzen, kann es sinnvoll sein, sie durch einen modernen Multifunktionsdrucker zu ersetzen. Dieser verbindet alle Eigenschaften der anderen Geräte, verbraucht aber als Einzelgerät weniger Strom. Doch nicht immer ist ein neuer Drucker die beste Lösung. Aus Nachhaltigkeitsgründen (siehe dazu unseren Artikel zu grauer Energie) sollten nur alte Geräte mit einem hohen Stromverbrauch ersetzt werden und das auch nur dann, wenn Sie im Büro tatsächlich viel drucken.
Stromkosten sparen mit den richtigen Druckereinstellungen
Ob mit einem neuen oder Ihrem alten Drucker: Auch mit den richtigen Einstellungen lässt sich der Stromverbrauch senken. So bietet es sich insbesondere bei seltener Nutzung, an das Intervall, bis der Drucker in den Ruhemodus wechselt, möglichst kurz einzustellen. Alternativ kann der Ruhemodus auch manuell gestartet werden, etwa wenn das Team in die Mittagspause geht. Am Ende eines jeden Arbeitstages und besonders vor Wochenenden und Ruhetagen sollten Sie das Gerät ganz ausschalten.
Grundsätzlich sollten Sie nur so viel drucken, wie unbedingt nötig. Wo keine hohe Qualität benötigt wird, nutzen Sie den Schwarz-Weiß-Druck sowie den Entwurfsmodus. Das senkt nicht nur den Tinten-, sondern auch den Stromverbrauch.
Tintenverbrauch senken und Kosten sparen
Auch indem Sie auf den Tintenverbrauch achten, lassen sich Druckkosten reduzieren, beispielsweise mithilfe des bereits erwähnten Entwurfsmodus sowie des Schwarz-Weiß-Drucks. Beachten Sie, dass standardmäßig auch bei Schwarz-Weiß-Drucken geringe Anteile an Farbe verwendet werden! Diese Funktion lässt sich jedoch abschalten, sodass Graustufendrucke lediglich mit schwarzer Tinte gedruckt werden.
Der richtige Standort kann ebenfalls über den Tintenverbrauch entscheiden: Wichtig ist vor allem, Tintenstrahldrucker nicht dort aufzustellen, wo sie sich schnell aufheizen können. Denn sonst kann die Tinte austrocknen, was den Verbrauch erhöht und zudem Funktionsstörungen durch eingetrocknete Druckköpfe nach sich ziehen kann. Also platzieren Sie den Drucker nicht an einem sonnigen Fenster und nicht direkt an der Heizung. Auch sollte der Raum gut zu lüften sein, um Überhitzung zu vermeiden.
Moderne Drucker verfügen über integrierte Kühlungs- beziehungsweise Lüftungssysteme. Dennoch können die Geräte bei Überhitzung Schaden nehmen. Insbesondere die Displays sollten vor ständiger direkter Sonneneinstrahlung geschützt werden.
Wie oben bereits erwähnt sind gerade die Tintenpatronen und Toner ein bedeutender Kostenfaktor. Die Preise schwanken hierbei stark. Während die Hersteller der Drucker nur die Verwendung von Originalpatronen und -tonern empfehlen, gibt es durchaus Waren von Drittanbietern, die qualitativ mithalten können. Hier lassen sich Kosten sparen. Jedoch sind nicht alle Farbkartuschen für alle Geräte geeignet! Zudem blockieren manche Hersteller die Verwendung von Drittanbieterprodukten über ihre Software.
Günstiger wird es auch, wenn Sie nachfüllbare Patronen kaufen. Ein Nachteil hierbei ist aber das erhöhte Risiko von Partikelemissionen (mehr dazu lesen Sie in diesem Artikel zum Thema Tonerstaub. Um dieses so gering wie möglich zu halten, sollten nur geschulte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Farbkartuschen und Toner wechseln oder nachfüllen. Kaufen Sie nur Farbpatronen, die auch für Ihren Drucker zugelassen sind und der DIN 33870 entsprechen. Achten Sie außerdem beim Nachfüllen darauf, dass Sie die Patrone wieder richtig schließt. Sonst kann die Tinte auslaufen und den Drucker beschädigen.
In ihrem jüngsten Test von Tintendruckern hat die Stiftung Warentest die Kosten für den Farbdruck pro Seite ermittelt. Demnach kostet eine Farbseite bei Druckern mit Tintenpatronen je nach Modell und Hersteller zwischen vier und 25 Cent. Deutlich günstiger sind da sogenannte Flaschendrucker mit weniger als einem Cent pro gedruckter Farbseite. Bei diesen Geräten befindet sich die Tinte in kleinen Tanks und wird aus Flaschen nachgefüllt. Über einen längeren Zeitraum sind diese Modelle auch bei einem höheren Anschaffungspreis am kostengünstigsten.
Kosten sparen beim Druckerpapier
Unnötige Papierverschwendung ist nicht nur ein vermeidbarer Kostenfaktor, sondern wirft Ihr Unternehmen auch in Sachen Nachhaltigkeit und übersichtliche Büroorganisation zurück. Grundsätzlich sollten Sie daher immer erst überlegen, welche Dokumente tatsächlich ausgedruckt oder kopiert werden müssen. Benötigen Sie Ausdrucke für bestimmte Arbeitsprozesse, die aber nicht archiviert werden, nutzen Sie in jedem Fall beide Blattseiten. Damit es schneller geht, verfügen moderne Geräte über den Duplexdruck, oft bereits im Eco-Modus integriert: Das automatische beidseitige Bedrucken eines Dokuments spart einiges an Papier. Auch alte Dokumente mit freier Rückseite können Sie hierfür gut verwenden.
Aber Vorsicht: Um die Feinstaubwerte möglichst gering zu halten, verwenden Sie insbesondere in Laserdruckern nur Papier, das zum Drucken und Kopieren vorgesehen ist.
Software-Lösungen und MPS
Sind Sie trotz der oben genannten Schritte immer noch unzufrieden mit der Höhe Ihrer Druckkosten? MPS (Managed Print Services) oder Software-Lösungen sind ein weiterer Weg, die Ökologie sowie Ökonomie Ihres Unternehmens zu optimieren. Dank intelligenter Software gelingt es Ihnen, eine detaillierte Output-Analyse zu erstellen. Hierbei wird der Verbrauch eines jeden Nutzers dokumentiert. So erkennen Sie das Verbesserungspotenzial und können entsprechend handeln. Bei MPS handelt es sich um eine professionelle sowie umfangreichen Service- und Beratungsleistungen, die IT-Systemhäuser anbieten. Oft ist dieser Service bei Miet- und Leasingverträgen inklusive.
Fazit
Durch die oben genannten Anpassungen gelingt es Ihnen, Druckkosten zu senken und die Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens zu verbessern. Wir empfehlen Ihnen außerdem das Mieten oder Leasen eines modernen Druckgerätes. Denn so sind modernste Technik und MPS in einer monatlichen Pauschale vereint. Informieren Sie sich noch heute und nutzen Sie unseren kostenlosen und unverbindlichen Angebotsvergleich. Unsere Partner finden gemeinsam mit Ihnen das günstigste und nachhaltigste Produkt.